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Réussir vos festivités... démarches administratives

 

Remarque importanteTous les types d’activités nécessitent un délai de préparation. Il faut donc s’y prendre à temps! Deux mois sont en tout cas obligatoires (Règlement Général de Police) pour les manifestations musicales, les organisations de soirées ou bals, les concerts. D’autre part, le bon sens veut qu’un événement présentant une certaine ampleur (sportif, touristique, folklorique, etc.) exige davantage de temps!

Toute occupation du domaine public ou de la voie publique (y compris pour une collecte humanitaire) nécessite l’avis de la police, une autorisation du Collège communal, voire une Ordonnance de police ou un Arrêté de la Bourgmestre.

 

Votre groupement souhaite organiser, sur le territoire communal

 Une manifestation dans un local communal ou privé (souper, soirée dansante, spectacle d’intérieur, réunion de comité, assemblée générale, après-midi récréative, bourse d’échange, exposition…)

 Une activité de plein air sur le domaine public (marche, rallye, jogging, course, démonstration sportive…)

 Une animation ponctuelle de quartier (Marché de Noël, journée «Fonds de grenier», Fête des Voisins, carnaval de rue, braderie, barbecue de quartier, spectacle d’extérieur, fête foraine, feu d’artifice…)

 Toute autre activité nécessitant aide et information…

L’Echevinat J.C.S.L. (Jeunesse, Culture, Sports et Loisirs) est votre PREMIER interlocuteur. Il est là pour vous renseigner, vous aider et, le plus souvent, pour instruire votre dossier afin de le présenter aux autorités compétentes. Il faut donc avant tout contacter cet Echevinat !

D’abord, par téléphone au 04/235.10.80 ou lors d’une visite en ses bureaux, 44, Les Marnières à 4400 FLEMALLE; ouverture de 08h00 à 12h00 et de 13h00 à 17h00.
Ensuite, par écrit à Monsieur l’Echevin Fabian PAVONE (voir adresse de la J.C.S.L.).

Ce qu’il faut faire, en bref

Contacter l’Echevinat pour vérifier l’agenda des manifestations, choisir une date et, le cas échéant, vérifier si les lieux et le matériel sont disponibles. Tout autre renseignement utile pourra vous être fourni à cette occasion.
Regrouper en un seul courrier tous les aspects de votre demande : l’Echevinat se chargera de transmettre éventuellement aux autres services concernés.

Bien préciser dans le courrier :

  • Dénomination du groupement et coordonnées du responsable à contacter

  • Date(s) de la manifestation

  • Type de manifestation

  • Site choisi ou local concerné

  • Itinéraire éventuel (plan indispensable)

  • Matériel communal souhaité (en fonction des stocks  disponibles) : tables, chaises, podiums, grilles d’expo, tonnelles, mange-debout,…

Ce qu’il faut savoir

 Tous les types d’activités nécessitent un délai de préparation : il faut donc s’y prendre à temps !
Suivant le (Règlement Général de Police), deux mois sont en tout cas obligatoires pour les événements susceptibles de générer du public (+ de 50 personnes), comme les activités grand public, les soirées, bals, concerts et autres. Dans ces cas, un formulaire d’organisation d’une manifestation doit d’ailleurs obligatoirement être complété (disponible également au Secrétariat général, Hôtel communal, auprès de Mme Awouters – Tél. : 04/234.88.24).

 Toute occupation du domaine public ou de la voie publique nécessite l’avis de la police, une autorisation du Collège communal, voire une Ordonnance de police ou un Arrêté de Madame la Bourgmestre : sur base de vos demandes, l’Echevinat de la J.C.S.L. est chargé de solliciter ces autorisations pour vous.

 Un raccordement sur le réseau public de distribution d’électricité (« raccordement d’installation de courte durée ») implique l’intervention du Gestionnaire de Réseau « RESA », qu’il existe ou pas un coffret fixe sur les lieux. Un forfait consommation vous sera appliqué par RESA, selon la puissance, le nombre de prises et la durée prévue (les montants sont annoncés dans le formulaire dont question ci-dessous).

  • Contactez le 04/240.71.93 (M. Mayeresse) - Fax 04/240.71.24 - ou envoyez un courriel à l’adresse festivite@resa.be pour demander l’usage d’un coffret forain sur le site choisi (précisez l’emplacement au mieux); il faut également compléter et envoyer le formulaire adéquat (« Bon de commande… ») disponible sur leur site : http://www.resa.be

  • Lorsqu’aucun coffret n’existe à l’endroit, RESA en place un temporairement. Si un coffret existe déjà, il est directement géré par le Service Electricité de la Commune. Dans les deux cas, n’oubliez pas de mentionner dans votre liste de matériel communal, le besoin d’un répartiteur électrique (ou « dispatch ») qui permet de répartir le courant en prises mono 220 volts classiques.

 Tout raccordement sur le réseau public de distribution d’eau nécessite l’autorisation de la Compagnie Intercommunale Liégeoise des Eaux (C.I.L.E.), l’emprunt d’un « col de cygne » pour associations (modèle pour sous-sol ou modèle pour borne d’incendie), le paiement d’une caution et le paiement des consommations enregistrées. Téléphonez (04/367.84.67) ou rendez-vous directement : Canal de l’Ourthe, 8 à 4031 ANGLEUR. Ouverture : du lundi au vendredi de 08H à 19H; le samedi de 09H à 12H.

 Le tir d’un feu d’artifice nécessite la constitution d’un dossier plus complexe : il est soumis à une déclaration de classe 3 en matière d’environnement, à une dérogation communale au Règlement Général de Police sous la forme d’un courrier de la Bourgmestre et enfin à la présence obligatoire des pompiers (Intercommunale d’Incendie de Liège & Environs – IILE). Les contacts sont les suivants :

  • Déclaration de classe 3 : Nathalie WERY, Grand’Route, 302-304 (1er étage), Gsm : 0499/531.371 - Fax : 04/234.88.61 - nathalie.wery@flemalle.beAccessible les mardi, mercredi et jeudi de 13H à 17H;

  • Dérogation communale au R.G.P. : Secrétariat Général, Mme Awouters, Grand’Route, 287 (04/234.88.24) ou J.C.S.L./police administrative, M. Herrin, Les Marnières, 44 (04/235.10.80);

  • Présence des pompiers (IILE)Feux d’artifice & grands feux = Florence COULONVAL (04/344.98.57) – f.coulonval@iile.be. Outre la déclaration de classe 3, il vous sera réclamé un forfait ainsi que divers documents à fournir par votre artificier : analyse de sécurité, plant d’implantation, autorisation de transport d’explosif (S.P.F.), autorisation de l’aéronautique, assurance R.C. (à présenter le jour du tir !), autorisation de stocker les feux d’artifice. 
    N.B. : le contact ci-dessus avec l’Intercommunale d’Incendie peut aussi s’avérer nécessaire dans d’autres circonstances (feux au sol, sécurité d’épreuves sportives ou de manifestations d’envergure, …).

 Toute activité importante en forêt communale, ainsi que l’usage par des groupes du barbecue collectif (Av. du Gros Chêne - Bois St Paul à Ramet) sont soumis à l’avis de l’Agent de Nature & Forêts :

  • M. Hubert JACQUEMIN, Route d’Aubel, 97 à 4890 Thimister-Clermont (Tél. : 087/68.77.69 - Gsm : 0477/78.12.46)

NB : Le calendrier des battues peut-être obtenu auprès de M. DORVAL Stéphan (Gsm : 0477/41.57.97).

 Si votre activité inclut la présence de forains et que l’événement envisagé ne soit pas inscrit au calendrier annuel communal des fêtes foraines, vous devez en aviser le service des Affaires Economiques (04/234.88.63) en vue de la rédaction de contrats et la désignation d’emplacements.

 En cas de diffusion musicale, n’oubliez pas de prévenir :

  • La SABAM (perception des droits d’auteurs, compositeurs et éditeurs), 2, quai P. Van Hoegaarden 4000 LIEGE - Tél. : 04/223.31.75
      contact@sabam.be
    site internet : www.sabam.be

  • Le service de la «Rémunération Equitable» (droits des artistes-interprètes et producteurs) :
    Outsourcing Partners S.A., Martelaarslaan, 53-55 - 9000 GENT
    Tél. : 02/710.51./01 - Fax : 02/710.51.10
    Site et formulaires : www.bvergoed.be/index.htm 

 


LOCATION DE SALLES

Locaux communaux

La commune de Flémalle s’efforce, depuis de longues années, de satisfaire un maximum de demandes d’hébergements, qu’il s’agisse d’occupations régulières ou d’activités ponctuelles. Tous les locaux communaux sont ainsi exploités de façon intensive, au bénéfice du plus grand nombre. Les places disponibles sont rares et, comme toujours, il faut savoir s’y prendre à temps! Rappelons d’autre part que depuis 2008, les salles de sports et diverses infrastructures sportives ont été confiées à la gestion du Centre Sportif Local (voir la rubrique « Institutions et Services »).

Quelques informations générales :

L’occupation de locaux communaux n’est permise qu’aux groupements reconnus et non à des particuliers.

L’occupation implique le cas échéant de la part du groupement une participation aux frais de gestion du local, ainsi qu’une obligation de s’assurer en responsabilité civile et contre l’incendie. Dans ce cadre, pour aider les clubs mais sans obligation pour eux, la Commune de Flémalle a souscrit auprès d’Ethias deux polices de type “abonnement” à tarifs très avantageux (formulaires sur demande à l’Echevinat de la J.C.S.L.).

Les locaux scolaires ne peuvent héberger de réunion politique.

Les autorisations d’occupation doivent être sollicitées auprès de l’Administration communale (Echevinat de la J.C.S.L.)

 

Locaux sous gestion privée

D'autres locaux peuvent encore satisfaire les besoins des groupements quant à leurs organisations. Les coordonnées de la plupart de ces salles peuvent être obtenues auprès de l'Echevinat ou voir la rubrique «locations de salles»